مدیریت ارتباطات تیمی دورکاری و هیبریدی چالشها و راهکارهای اگر شما کارمند هستید و تمایل دارید موقعیت کار حضوری را ترجیح دهید یا محیط کار دورکاری، حتماً پیش از امروز با چالشهای خاص هر دو مدل آشنا شدهاید. به عنوان صاحب کسبوکار، آیا به دنبال توجه به کار حضوری هستید یا امکانات و ترکیبی را در شرکت خود فعال کردهاید؟ هرچند منظور از این موضوع روشن است، اما ضروری است که چالشهای همراه با مدلهای کاری گوناگون را بشناسید.
یکی از مهمترین چالشهایی که مدیران کسبوکار باید با آن é نرم کنند، تسلط بر ارتباطات تیمی در محیطهای دورکار و ترکیبی است. در دنیای امروزی که نحوه و شکل محیط کار و نحوه همکاری کارمندان تحول داده، ایجاد شکافهای ارتباطی از اصلی دورکاری شده است.
ود امکانات ارتباطی فراوان، نیروهای هر کسبوکار به صورت ترکیبی (دورکاری و حضوری) مشغول به فعالیت میباشند.
با دقت به تازه بودن این شرایط، کارمندان و مدیران با چالشهای تعداد زیادی مواجه خواهد شد. چالشهای ممکن، میتواند بر روی کارایی افرادی که به صورت دورکاری فعالیت میکنند، تأثیر بگذارد و در برخی مواقع آنها را سرخوردگی کند. به آمار از نظرات کارمندان، تنها نیم کارشناس برنامه کار ترکیبی شرکت خود را درک میکند که نشاندهنده ضعف רבים در ارتباطی درباره این موضوع حیاتی است.
مطابق اظهارات افرادی که به صورت فعالیت میکنند، محیط کار از نظر ارتباطی و تعاملی، محیطی انفرادی است.
ابهام ارتباطات مبهم مطابق گزارش، میتوان گفت تقریباً یک سوم کارکنان ادعا میکنند که با دستورالعملهای مبهم و راهنماییهای گنگ دست و پنجه نرم میکنند. این کار نشاندهنده مواجهه با ابهام در شرکتها و سازمانها است. آیا میخواهید اهمیت این موضوع بیشتر به بیندیشید؟ در ادامه، مثالی از کارمندان در جلسات گروهی بیان میکنیم.
فرض کنید که روی پروژهای کار میکنید و ایمیلی از مدیر شما ظاهر میشود که میگوید بر روی زیبایی بصری آن تمرکز کنید. شما با سرگرمی به طراحی گرافیک میپردازید و فونتها، رنگها و مجددها را انتخاب میکنید تا بتوانید تمیز و جذابی برای کاربر نهایی به برسید. درست وقتی آخرین دست کار خود را روی طرح خود انجام میدهید، ایمیل دوم ظاهر میشود و صریح میگوید متن باید برتری ما باشد. در لحظه کار چه میکنید؟ چگونه چنین اتفاقی میافتد؟
عدم راهنمایشن مدیریتی شفاف، شما را در کجوجست سردرگمی فرو میبرد. این اتفاق تنها بهرهوری شما را کاهش میدهد، بلکه روی هیجان شما هم تأثیر منفی میگذارد. مثال زد، یک نمونه معمولی از ابهام بزرگتر است که هم بر کارمندان دفتر و هم کارمندان تأثیر میگذارد. ارسال پیامدهای مدیریت، تمرکز تیمها و کیفیت کل خروجی آنان را کاهش میدهد.
زمان رسیده است که مدیران یاد کنند که ارتباطات شاف و مداوم با کارمندان، حضوری و، تنها گزینهای نیست، بلکه الزام است. ارتباطات شفاف و مداوم، مانند دáوار برای بردردردگمی همهگیر در سازمانها است. تکرار و پیوند این ابهامها، مانع پیشرفت فردی و جمعی میشود. مطابق گزارش، حدس اینکه کارمندان احساس کنند که مدیرانشان در دسترس هستند یا با آنها ارتباط مؤثر است، ۳۶ درصد کمتر از همکاران حاضر در دفتر است.
این نوشته، تنها شکافی برای در دسترس بودن نیست، بلکه پرتگاهی است که مطمئن را از بین میبرد و بهرهوری را تضعیف میکند. بیاییم دوباره یک مثال بزنیم سارا، کارمند یک شرکت است. او، کارمند سختکوش است، اما مشکلی برای پیش آمده و نیاز دارد با مدیر خود تماس بگیرد. چند هفته است که تلاش میکند که هرچقدر شود مشکل بوجود آمده را به مستقیم با مدیر در میان بگذارد، اما تا کنون موفق نشده است.
ایمیلهای او یا بدون پاسخ میمانند یا پاسخی مبهم میگیرند، مانند بسیار به زودی سخن میگوییم. از این اتفاق چه نتیجهای میگیریم؟ دسترسی به مدیر شرکت، محدود است و از آنجایی که سارا، کارمند است، برای برقراری ارتباط با مدیر شرکت در برتری قرار نمیگیرد! این غفلت مدیریتی، پیامدهای گستردهای دارد.
در فضایی چنین و با چنین رفتار، سارا حس میکند مانند ماهوارهای سرگردان است که هر لحظه ممکن است از مدار خارج شود و این در حالی است که سارا میخواهدẻ مهرهای مهم در این فضا باشد نه مانند شیء سرگردان. در نتیجه بیاعتنایی-ان به برقراری ارتباط کاری با این کارمند، برای سارا چه اتفاقی میافتد؟
تعامل او کاهش مییابد، اشتیاق او برای پروژهها کمتر میشود، سوالاتی که از مدیر خود داشت بدون پاسخ میماند و پیشرفت او را متوقف میکند، ایدههایی که میخواهید منتقل کند، کنار گذاشته خواهد شد و خلاقیت او خاموش خواهد شد. راهکارهای استراتژیک برای تسلط بر ارتباطات تیمی و ترکیبی برقراری ارتباط مؤثر در محیطهای کاری ترکیبی و، امری حیاتی است که الزام برنامهریزی دقیق و بهرهگیری هوشمندانه از ابزارهای ارتباطی متنوع خواهد بود.
مدیران محترم، برای تشکیل هماهنگی زیاد در تیم و افزایش بهرهوری، باید با همکاران خود به توافق جامع در انتخاب و نحوه بهرهگیری از پلتفرمهای ارتباطی گوناگون دست یابند. برخی از راهکارهایی که به تسلط بر ارتباطات تیمی و ترکیبی پشتیبانی میکنند عبارتند از تعیین کانالهای ارتباطی مناسب یکی از قدمهای مهم برای بهبود ارتباطات، انتخاب و تعیین کانالهای ارتباطی مناسب است.
هر کدام از ابزارهای ارتباطی حاضر از جمله ایمیل، پیامرسانهای سریع و پلتفرمهای برگزاری جلسات آنلاین، مزایا و محدودیتهای خود را دارند. برای مثال، ایمیل برای مکاتبات رسمی و طولانیمدت مناسبتر است، در حالی که پیامرسانهای سریع برای ارتباطات سریع و کوتاهمدت کاربرد دارند. جهت جلوگیری از سردرگمی و افزایش کارایی، پیشنهاد میشود که تیمها درمورد نحوه بهرهگیری از این ابزارها با هم توافق کنند.
تشکیل سند مرجع مشترک برای مطمئن شدن اینکه همه اعضای تیم فهمیدن مشترکی از اهداف، مسئولیتها و زمانی دارند، تشکیل مرجع مشترک به نام بوم شفافیت بسیار سودمند خواهد بود. این سند میتواند شامل اطلاعاتی چون چشمانداز پروژه، مأموریت هر فرد از اعضای تیم، خط زمانی پروژه و منابع مورد نیاز باشد. با اشتراکگذاری این سند، همه اعضای_ به راحتی میتوانند به اطلاعات لازم دسترسی داشته باشند.
تنظیم چنین سند برای جلوگیری از ابهام سوءتفاهم انجام میشود. تعیین ساعات مشخص برای برقراری ارتباط برای تسهیل ارتباطات و احساس تعلق در میان اعضای تیم، تعیین ساعات مشخصی برای برقراری ارتباط پیشنهاد میشود. این ساعات میتواند برای جلسات آنلاین منظم، ساعات پاسخگویی مدیران به سوالات کارکنان یا برگزاری جلسات غیررسمی برای تبادل نظر درباره موضوعات گوناگون تعیین شود.
با تعیین این ساعات، اعضای_ میتوانند یقین باشند که در صورت نیاز به مشورت یا پشتیبانی، بهراحتی میتوانند با مدیران یا همکاران خود ارتباط برقرار کنند. اهمیت ارتباطات چهره به چهره هرچند ابزارهای ارتباطی آنلاین امکان برقراری ارتباط از راه دور را فراهم میکنند، اما نمیتوانند جایگزین کامل ارتباطات چهره به چهره باشند.
تعاملات اجتماعی و غیررسمی که در محیطهای کار حضوری رخ میدهند، نقش مهمی در تحکیم روابط بین افراد و افزایش روحیه همکاری در تیمها ایفا میکند. به همین دلیل، پیشنهاد میشود جلسات حضوری یا آنلاین به طور منظم با وجود تکتک اعضای_ برگزار شود تا فرصت برای تعاملات اجتماعی و تبادل نظرهای غیررسمی فراهم شود.
تعیین ساعات مشخص برای کار گروهی با تعیین ساعات مشخصی برای کار گروهی، میتوان تمرکز اعضای_ را برای انجام پروژههای مشترک افزایش داده و بر کیفیت تصمیمگیری پشتیبانی کرد. برای مثال، میتوان ساعاتی از روز را به عنوان زمان همکاری تحدید کرد و از همه اعضای_ خواست که در این ساعت به صورت حضوری یا آنلاین در جلسات و گفتگوهای گروهی شرکت کنند.
این کار میتواند داشته باشد تا اعضای_ بتوانند ایدههای خود را با یکدیگر در میان بگذارند، از تجربیات یکدیگر بهرهمند شوند و چالشهای مشترک به وجود آمده را حل و فصل کنند. اهمیت فعالیتهای تیمسازی فعالیتهای تیمسازی نقش مهمی در تحکیم روابط بین اعضای_، افزایش روحیه همکاری و تشکیل فرهنگ سازمانی مثبت ایفا میکند.
این فعالیتها میتوانند به صورت حضوری یا آنلاین برگزار شوند و شامل بازیهای گروهی، کارگاههای آموزشی یا برگزاری جشنهای کوچک باشد. با برگزاری منظم این فعالیتها، میتوان به تحکیم حس تعلق اعضای_ به سازمان پشتیبانی کرد. شایسته است که این اثر کارکرد کل_ خواهد شد. اهمیت_ سازی را در ارتباطات__ دست کم نگیرید.
انجام نظرسنجی و جمعآوری بازخورد برای مطمئن شدن اینکه اعضای_ از فعالیتهای تیمسازی و ساعات مشخص شده برای کار گروهی استقبال خواهند کرد، پیشنهاد میشود که به طور منظم از اعضای_ بازخورد بگیرید. انجام نظرسنجی ناشناس میتواند به شناسایی نقاط قوت و ضعف این برنامهها پشتیبانی کند و به مدیران این امکان را بدهد تا تغییرات لازم را در برنامههای خود تشکیل کنند.
انعطافپذیری و تطبیق با نیازهای تیم انعطاف برای ارتباطات__ و ترکیبی الزامی است. باید دقت داشته باشید که نیازهای هر تیم امکانپذیر با گذشت زمان تغییر میکند. به همین دلیل، برنامههای مربوط به همکاری__ و فعالیتهای_ سازی باید به صورت مداوم بازبینی و در صورت نیاز اصلاح شوند. با تشکیل محیط کار پویا و انعطافپذیر، میتوان به بهبود کارکرد_ را مداوم کرد.
برقراری ارتباط مؤثر، کلید پیروزی در دنیای کار ترکیبی و یافتههای تازه در خصوص چالشها و زمانهای حاضر در محیطهای کار ترکیبی و، زنگ خطر برای مدیران به صدا درآورده است. با این حال، این چالشها میتوانند فرصت برای رشد و گسترش نقش مدیران در سازمان برداشته شوند. یکی از مهمترین جنبههایی که مدیران باید به آن دقت کنند، ارتقای تواناییهای ارتباطی خود است.
در این نوشته، توضیح دادیم که_ان چگونه میتوانند برقراری ارتباط را در محیط کار ترکیبی و تحکیم کنند و بهبود ببخشند. تفاوتی که مدیر کسبوکار هستید یا کارمند، اگر درمورد برقراری ارتباط در محیط کار، خاطره یا توانایی آموزشی دارید، خوشحال میشویم که برای ما هم تعریف کنید. منبع مقالات کسب وکار, مقالات فناوری, مقالات آموزشی, مقالات سلامتی